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Introduction à la facturation électronique

La facturation électronique devient une réalité incontournable pour toutes les entreprises en France, y compris les entreprises individuelles. La réforme, qui s’étale de 2024 à 2026, impose progressivement l’émission et la réception de factures sous format dématérialisé. Ce guide vous explique en détail qui est concerné, quelles sont les obligations, comment se préparer et quelles sanctions éviter.

Qu’est-ce que la facturation électronique ?

La facturation électronique, ou e-facturation, consiste à émettre, transmettre et recevoir des factures sous format numérique structuré, garantissant leur authenticité et leur intégrité. Contrairement à un simple PDF envoyé par e-mail, une facture électronique doit respecter un format normé et passer par une plateforme agréée.

Différence entre facturation papier, PDF et électronique

• Facture papier : imprimée et envoyée par courrier.
• Facture PDF simple : envoyée par e-mail mais non conforme à la réforme.
• Facture électronique : format structuré (Factur-X, XML, EDI) transmis via une plateforme certifiée.

Le cadre légal de la facturation électronique en France

La réforme de la facturation électronique 2024-2026

La loi de finances 2020 et l’ordonnance du 15 septembre 2021 imposent la facturation électronique à toutes les entreprises assujetties à la TVA en France.
Calendrier prévisionnel :

• 1er septembre 2026 : obligation de réception pour toutes les entreprises.
• 1er septembre 2026 : obligation d’émission pour grandes entreprises et ETI.
• 1er septembre 2027 : obligation d’émission pour PME et micro-entreprises.

Objectifs de la dématérialisation obligatoire

• Lutter contre la fraude à la TVA
• Simplifier les échanges commerciaux
• Réduire les délais de paiement
• Automatiser le traitement comptable

Entreprises individuelles : Qui est concerné ?

Les seuils et critères d’application

Toutes les entreprises individuelles assujetties à la TVA devront se conformer à la réforme, quel que soit leur chiffre d’affaires.

Cas spécifiques des micro-entrepreneurs

Les micro-entrepreneurs non assujettis à la TVA ne sont pas soumis à l’obligation d’émission, mais devront pouvoir recevoir des factures électroniques.

Les obligations légales pour les entreprises individuelles

Émission et réception des factures électroniques

• Émettre des factures via une plateforme agréée (ex. Chorus Pro pour le secteur public).
• Recevoir toutes les factures fournisseurs sous format électronique.

Conservation et archivage des factures électroniques

• Conservation pendant 10 ans sur un support garantissant intégrité et lisibilité.
• Mentions obligatoires sur une e-facture

Doivent figurer : numéro de facture, date, identité vendeur/acheteur, TVA, détails des biens/services.

Les formats et plateformes agréés

Formats acceptés

• Factur-X : mix PDF et données structurées XML
• XML natif
• EDI (Échange de Données Informatisé)

Plateformes publiques et privées certifiées

• Chorus Pro (public)
• Plateformes privées partenaires (Yooz, Sage, QuickBooks, Sellsy, etc.)
• Mon coup de coeur c’est INDY qui propose une version gratuite !

Comment se préparer à la facturation électronique ?

Étapes de transition

1. Identifier vos obligations selon votre régime fiscal.
2. Choisir un logiciel compatible avec les formats imposés.
3. Former vos équipes (ou vous-même) à l’utilisation de la plateforme.

Choisir le bon logiciel

Privilégiez les solutions certifiées PDP (Plateformes de Dématérialisation Partenaires).

Avantages de la facturation électronique

Gain de temps et réduction des coûts

• Moins d’impression, moins de frais d’envoi.
• Automatisation de la saisie comptable.

Meilleure traçabilité

• Suivi en temps réel du statut des factures.
• Conformité automatique avec les exigences fiscales.

Risques et sanctions en cas de non-conformité

Contrôles de l’administration fiscale

• Vérification des formats et de la transmission via plateformes agréées.

Pénalités financières

• Amendes en cas de non-émission ou d’émission hors format conforme.

FAQ

1. Une micro-entreprise doit-elle facturer électroniquement ?
   Seulement si elle est assujettie à la TVA.
2. Un PDF par e-mail est-il une facture électronique ?
   Non, il doit respecter un format structuré.
3. Quel est le format recommandé ?
   Factur-X est le plus polyvalent.
4. Peut-on utiliser Excel ?
   Non, sauf si intégré à un système certifié.
5. Combien de temps conserver une e-facture ?
   10 ans minimum.
6. La facturation électronique est-elle payante ?
   Certaines plateformes sont gratuites, d’autres payantes selon les services.

Conclusion et conseils pratiques

La facturation électronique pour les entreprises individuelles n’est plus une option mais une obligation légale à court terme. Mieux vaut anticiper dès maintenant en choisissant une solution adaptée et en formant votre structure à cette nouvelle pratique. En respectant ces règles, vous gagnerez en productivité tout en restant parfaitement en règle.