Registre des achats en micro-entreprise : guide complet et pratique

Introduction

La comptabilité en micro-entreprise est relativement simplifiée par rapport aux autres statuts. Mais attention : simplifiée ne veut pas dire inexistante. Parmi les obligations, il existe deux registres principaux : le livre des recettes, obligatoire pour tous, et le registre des achats, qui ne concerne qu’une partie des micro-entrepreneurs.

À quoi sert ce document ? Qui doit le tenir ? Comment l’organiser et éviter les erreurs ? C’est ce que nous allons détailler dans ce guide pratique.

1. Qu’est-ce que le registre des achats ?

Le registre des achats (ou livre d’achats) est un document comptable qui regroupe toutes les dépenses réalisées dans le cadre de l’activité, mais uniquement celles qui concernent l’achat de marchandises ou de matières premières destinées à être revendues.

Concrètement, c’est un tableau chronologique dans lequel tu notes :

la date de l’achat,
le fournisseur,
la nature de la dépense,
le montant,
le mode de paiement.

Il permet de tracer les flux financiers liés à tes approvisionnements et de justifier leur réalité en cas de contrôle.

2. Qui est concerné par le registre des achats ?

2.1 Obligatoire pour certaines activités

Le registre des achats doit être tenu par les micro-entrepreneurs exerçant :

une activité de vente de marchandises (commerce de détail, e-commerce, boutique, etc.),
une activité de fourniture de denrées à consommer sur place ou à emporter,
une activité de fourniture d’hébergement (gîtes, chambres d’hôtes, hôtels),
une activité mixte où la vente constitue la part principale du chiffre d’affaires.

2.2 Non obligatoire pour d’autres activités

Les professions libérales et les prestataires de services artisanaux ou intellectuels n’ont pas à tenir ce registre. Par exemple : un développeur web, un consultant, un coach, un graphiste, un artisan réparateur.

3. Pourquoi tenir ce registre est-il important ?

3.1 Pour une meilleure gestion

Même sans obligation stricte pour certains, tenir un registre des achats peut aider à :

suivre les dépenses avec précision,
analyser la rentabilité de son activité,
anticiper les besoins de trésorerie.

3.2 En cas de contrôle

Le registre est un outil indispensable pour justifier les mouvements financiers auprès de l’administration. S’il est bien tenu, il prouve la régularité des achats et évite les sanctions.

3.3 Pour inspirer confiance

Un registre clair et précis montre aussi ton sérieux vis-à-vis des partenaires, banques et investisseurs.

4. Que doit contenir le registre des achats ?

Chaque ligne du registre doit comporter les informations suivantes :

Date de l’achat ou du règlement,
Référence de la facture ou du ticket,
Nom du fournisseur ou de l’entreprise,
Nature de l’achat (marchandise, matière première, boisson, etc.),
Montant TTC,
Mode de règlement (espèces, chèque, virement, carte bancaire).

5. Sous quel format tenir le registre ?

5.1 Sur papier

Un simple cahier ou classeur peut suffire. L’important est de respecter l’ordre chronologique et d’éviter les ratures.

5.2 Sur Excel ou Word

Un tableau numérique est pratique et facile à mettre à jour. Mais attention : l’administration pourrait le contester car il est facilement modifiable.

5.3 Sur un logiciel certifié

La meilleure solution reste d’utiliser un logiciel de comptabilité conforme aux normes légales. Il garantit la sécurité, la traçabilité et l’inaltérabilité des données.

6. Bonnes pratiques pour remplir le registre

Mettre à jour régulièrement : idéalement chaque semaine ou chaque mois.
Éviter les ratures : toute erreur doit être corrigée par une nouvelle ligne.
Respecter l’ordre chronologique : pas de réorganisation après coup.
Archiver les justificatifs : conserver factures et tickets associés.
Séparer les dépenses personnelles des achats professionnels.

7. Exemple de registre des achats

Date	Référence	Fournisseur	Nature de l’achat	Montant TTC	Mode de règlement
05/01/2025	FAC-0001	Fournisseur A	Achat de textiles	250 €	Virement bancaire
12/01/2025	FAC-0002	Grossiste B	Fournitures cuisine	120 €	Carte bancaire
18/01/2025	TICKET-01	Supermarché C	Boissons	45 €	Espèces

8. Durée de conservation du registre

Le registre des achats et les factures justificatives doivent être conservés pendant 10 ans. Cette obligation est la même que pour tous les documents comptables.

9. Sanctions en cas de non-respect

Absence de registre : pas de sanction automatique, mais l’administration peut refuser tes justifications en cas de contrôle.
Falsification ou fausse comptabilité : jusqu’à 3 ans d’emprisonnement et 45 000 € d’amende.
Perte de justificatifs : impossibilité de défendre tes déclarations fiscales.

10. Cas concrets

10.1 E-commerçant

Julie vend des bijoux en ligne. Chaque achat de perles, chaînes ou emballages doit figurer dans son registre des achats.

10.2 Restaurateur

Paul gère un food-truck. Ses achats de matières premières (viande, légumes, boissons) doivent être enregistrés.

10.3 Gîte rural

Marie propose des chambres d’hôtes. Ses achats de draps, savon et petit-déjeuner sont comptabilisés dans le registre.

11. Erreurs fréquentes à éviter

Confondre dépenses personnelles et professionnelles.
Oublier de noter de petits tickets.
Attendre plusieurs mois avant de mettre à jour le registre.
Supprimer ou corriger une ligne au lieu d’ajouter une nouvelle mention.

12. Astuces pour bien gérer son registre

Planifier un temps fixe par mois pour l’actualiser.
Scanner ou photographier toutes les factures pour éviter les pertes.
Utiliser des catégories (alimentation, fournitures, emballages) pour mieux analyser les coûts.
Synchroniser le registre avec ton compte bancaire via un logiciel comptable.

13. Registre des achats et fiscalité

Bien que les micro-entrepreneurs bénéficient d’une déduction forfaitaire sur leurs charges, tenir ce registre est utile pour :

démontrer la réalité des dépenses,
comparer charges réelles et forfaitaires,
envisager un changement de statut si les charges deviennent lourdes.

14. Registre des achats vs livre de recettes

Livre de recettes : obligatoire pour tous, il retrace les encaissements (ventes).
Registre des achats : obligatoire uniquement pour la vente et l’hébergement, il retrace les dépenses d’approvisionnement.

Ces deux documents sont complémentaires et constituent la base de la comptabilité d’un micro-entrepreneur.

15. Questions fréquentes (FAQ)

Dois-je tenir un registre si je fais du service uniquement ?

Non, seules les activités de vente et d’hébergement y sont soumises.

Puis-je utiliser un fichier Excel ?

Oui, mais il est préférable d’utiliser un logiciel certifié pour plus de sécurité.

Combien de temps dois-je conserver les factures ?

10 ans minimum, comme tous les documents comptables.

Y a-t-il une amende si je ne tiens pas ce registre ?

Pas directement, mais en cas de contrôle, l’absence de registre peut te mettre en difficulté.

Dois-je inclure mes abonnements internet ou mon téléphone ?

Non, ces frais ne sont pas des achats destinés à la revente. Seuls les approvisionnements liés aux ventes doivent figurer dans le registre.

Conclusion

Le registre des achats en micro-entreprise n’est pas une formalité compliquée, mais il est essentiel pour la transparence et la bonne gestion de ton activité. Bien tenu, il constitue un outil pratique pour piloter tes finances et une protection précieuse en cas de contrôle fiscal.

Mieux vaut donc prendre l’habitude de le remplir régulièrement, avec rigueur, que de s’exposer à des complications administratives.

Le business